- تاریخ : 13th دسامبر 2021
- موضوع : مطالب برتر
- بازدید :
- نظرات : بدون نظر
نرم افزار حسابداری چه کمکی به سازمان شما می کند؟
شرکت ها و سازمان ها برای انجام تمام محاسبات امور جاری و تخصصی حسابداری نیاز به استفاده از نرم افزارهای جامع دارند. این نرم افزارها به راحتی و در سریع ترین زمان با بررسی صورت حساب های مالی و عملیات حسابداری اطلاع جامعی از وضعیت مالی شرکت و سازمان به مدیران ارائه می دهند. نرم افزار ها تلاش می کنند که به شکل دیجیتال تمام امکانات و صورت حساب های مالی را در اختیار حسابدار قرار دهند.
در عین حال استفاده از نرم افزارهای حسابداری با وجود استانداردهای نهادهای نظارتی و مالیاتی مدیران را در انجام عملیات گزارش ها صورتحساب ها و بررسی اسناد مالی یاری می کنند. هدف اصلی از طراحی و ساخت نرم افزارهای حسابداری بالا بردن دقت سرعت ساماندهی صورتحساب ها و نظم دادن به معاملات در کسب و کار است. در گذشته استفاده از سیستم های دستی و نیروی انسانی جوابگوی نیازها برای انجام امور حسابداری بوده است. با این وجود با گسترش تکنولوژی و ایجاد شرکت ها و سازمان های بزرگ نیاز به نرم افزار حسابداری با قدرت بالا حس می شد.
اهمیت استفاده از نرم افزار حسابداری
شرکت های تولیدی برای انجام عملیات های مختلفی مانند مدیریت انبار، بررسی صورت های مالی، نحوه پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان، حسابداری انبار، برنامه ریزی تولید، حسابداری فروش و مدیریت زنجیره تامین نیاز به استفاده از نرم افزار حسابداری جامع خواهند داشت. علاوه بر این استفاده از نرم افزار حسابداری کاربردها و قابلیت های دیگری برای مدیران کسب و کارها در پی خواهد داشت.
شرکت ها و سازمان های بزرگ برای افزایش سرعت فرآیند حسابداری نیاز به استفاده از نرم افزار دارند. نرم افزار با بهره مندی از الگوریتم هایی و با کمک رایانه در سریع ترین زمان محاسبات را انجام داده و اطلاعات جامعی از امور مالی در اختیار مدیران قرار می دهد.
علاوه بر این نرم افزار صورت های مالی با وجود سرعت بالا دقت بیشتری در محاسبات نسبت به محاسبات دستی خواهد داشت. ماهرترین حسابدار نیز ممکن است با چند بار محاسبه مشکلاتی در خروجی عملیات داشته باشد. اهمیت نرم افزار حسابداری به گونه ای بوده که سازمان های نظارتی مانند اداره مالیات تاکید بر استفاده از نرم افزارهای دقیق حسابداری دارند. ما در این مجموعه با طراحی نرم افزار حسابداری تمام نیازهای شما را در این حیطه پاسخگو خواهیم بود. نرم افزار طراحی شده توسط ما انواع خدمات مانند کمک به مدیریت انبارداری، مدیریت منابع انسانی، مدیریت زنجیره تامین، حسابداری تولید، حسابداری فروش و خدمات دیگر را ارائه می دهد.
اهمیت مدیریت انبار
در کارخانجات و شرکت های تولیدی مدیریت انبار از مهمترین کارها برای مدیران خواهد بود. برای آگاهی از وضعیت انبار، تولید و ارسال هر چه بهتر کالا شما باید اطلاعات جامعی از موجودی انبار، کیفیت کالاهای تولید شده، تعداد کالای تولید شده، زمان ساخته شدن و تعداد درخواست ها داشته باشید. این اطلاعات با استفاده از نرم افزار مدیریت انبار به راحتی در اختیار شما قرار خواهد گرفت. در گذشته و به روش سنتی انبارداری با کمک افراد به روش‌های گوناگون انجام می شد. با این وجود مدیریت انبار به این روش مشکلاتی برای مدیران کارخانه ها در پی داشت ایجاد خطاهای متعدد و طولانی شدن زمان بررسی علاوه بر این پرداخت هزینه بالا به افراد از مشکلات این حوزه بوده است.
مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت انبار
پیشرفت تکنولوژی و طراحی نرم افزار مدیریت انبار موجب شده که شما از مزایای ویژه ای جهت انبارداری بهره مند شوید. از مزایای استفاده از این نرم افزار می توان به بروز نگه داشتن اطلاعات موجودی کالا اشاره کرد. شما در سریعترین زمان می توانید از موجودی کالا در انبار آگاهی یافته و اطلاعات دقیقی از تعداد مواد و کالا و همچنین موجودی مبلغی داشته باشید.
در کارخانجات چند شعبه ای، شما نیاز به اطلاعات و پشتیبانی از عملیات شعبه های مختلف خواهید داشت. این شعبه ها ممکن است در مناطق مختلف جغرافیایی تاسیس شده و در فاصله دور از شما قرار داشته باشند. به همین منظور نرم افزار مدیریت انبار به شما کمک می کند تا اطلاعات جامع و کاملی از موجودی کالا در هر شعبه به دست آورید.
از امکانات و ویژگی های دیگر نرم افزار مدیریت انبار می توان به قابلیت کد گذاری اتوماتیک کالا، امکان ثبت قیمت اسناد، پشتیبانی کامل از کارهای مشابه و جایگزین، امکان ارائه گزارش خرید و فروش فصلی، امکان زمانبندی برای انجام عملیات و مزایای دیگری اشاره کرد. نرم افزار ارائه شده توسط ما به خوبی شما را در مدیریت انبار یاری می کند.
نرم افزار حقوق و دستمزد
بسیاری از کارخانجات و شرکت های خدماتی بخش زیادی از هزینه های خود را صرف پرداخت دستمزد و حقوق می کنند. با این وجود نحوه محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان بر اساس قوانین و دستورالعمل ها خواهد بود. استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد با انعطاف پذیری بالا به مدیران کمک می کند که به طور دقیق دستمزد کارکنان را بررسی و پرداخت کنند. این نرم افزارها تحول عظیمی در گزارش های سود و زیان و میزان پرداخت حقوق و دستمزد به کارکنان ایجاد کرده اند.
محاسبات حقوق و دستمزد کارکنان کارخانجات و شرکت های تولیدی بر اساس پارامترهای متنوع و دستورالعمل های سازمان هایی مانند اداره مالیات و بیمه انجام می گیرد. با استفاده از روش سنتی برای این محاسبه امکان بروز خطای انسانی و عدم محاسبه دقیق حقوق همواره وجود خواهد داشت.
مزایای استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد
استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد برای و مدیران و مسئولین امور مالی کارخانجات و شرکت ها مزایایی در پی خواهد داشت. نرم افزار حقوق و دستمزد به شما کمک می کند تا با محاسبه آسان و سریع میزان دستمزد بتوانید آگاهی کامل از پرداختی خود به کارکنان داشته باشید. علاوه بر این استفاده از نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد به شما کمک می کند که با رفع عملیات های غیر ضروری در یک پروسه سریع دستمزد کارکنان را پرداخت کنید.
انجام محاسبات ریاضی برای پرداخت حقوق و دستمزد دشواری هایی داشته است. با این وجود استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد به راحتی تمامی محاسبات را انجام داده و بدون خطا خروجی را برای شما اعلام می کند. ما با طراحی و ساخت نرم افزار حسابداری انبار جامع خدمات متنوعی برای شما در انجام عملیاتی مانند پرداخت حقوق و دستمزد، مدیریت انبار، مدیریت انبارداری و سایر نیازهای حوزه حسابداری ارائه خواهیم داد.
بخش حسابداری و مالی از پراهمیت‌ترین بخش‌های هر سازمانی است و امروزه سازمان‌ها برای افزایش بهره‌وری کار حسابداران، کاهش خطا در ثبت حسابداری، تنظیم آسان‌تر گزارش‌های قانونی و تحلیل دقیق‌تر شرایط مالی کسبوکار، نیازمند استفاده از نرم افزار حسابداری و مالی هستند. در این مقاله قصد داریم ۱۰ ویژگی ضروری که هر نرم افزار حسابداری می‌بایست داشته باشد تا رضایت ذی‌نفعان آن کسبوکار را به دست آورد، بررسی کنیم.
۱۰ ویژگی نرم افزار حسابداری:
- ارائه گزارش‌های تحلیلی و کاربردی؛
در دنیای پُرتلاطم کسب‌وکارها، اطلاعات مهمترین ابزار هستند. با تکیه‌بر تحلیل اطلاعات، توان تصمیم‌گیری مدیران افزایش می‌یابد و می‌توانند آگاهانه‌تر و دقیق‌تر تصمیم بگیرند. تحقیقات نشان می‌دهد، بیش از ۷۰درصد کسب‌وکارها در دو سال نخست تاسیس، به‌دلیل عدم‌دسترسی به اطلاعات کافی و عدم تحلیل صحیح آن‌ها، ورشکسته می‌شوند. به کارگیری یک نرم افزار حسابداری مناسب که بتواند گزارش‌های مورد نیاز شما را تهیه کند، سبب رشد سازمان شما می‌شود. از طرفی سازمان‌ها همواره نیازمند ارائه‌ی گزارش‌های قانونی مانند گزارش‌های خرید و فروش فصلی، ارزش‌افزوده و اظهارنامه مالیاتی هستند و حسابداران زمان قابل توجهی را بابت تنظیم آن‌ها صرف میکنند. استفاده از نرم افزار حسابداری باید کمک کند تا حسابداران و مدیران مالی با صرف زمان کم‌تر، گزارش‌هایی دقیق‌تر و کاربردی‌تر ارائه دهند.
- ویژگی‌های بصری (گرافیکی) مناسب؛
حسابداری یک فعالیت متمرکز بر آمار و ارقام است، با این‌حال استفاده از ویژگی‌های گرافیکی مانند ارائه‌ی نمودارها و گزارش‌هایی که جذابیت بصری دارد، باعث ارائه‌ی مناسب‌تر تحلیل حسابداران می‌شود. گزارش‌هایی که در قالب تصویری مناسبی به مدیران ارائه می‌شوند، می‌توانند به درک شفاف‌تر از وضعیت کسبوکار کمک کنند و در نتیجه آن ، ارتباط بین حسابداران و مدیران مالی با مدیران عالی سازمان تسهیل می‌شود.
- یکپارچگی؛
صرفا ثبت سند حسابداری برای یک سازمان کافی نیست. سازمان‌ها فعالیت‌های متفاوت و متعددی از جمله کنترل عملیات چک، کنترل حساب‌های بانکی، انبارداری، مدیریت فروش، خرید از تامین‌کنندگان، محاسبه دستمزد کارمندان و… دارند؛ تمامی اطلاعات گفته شده، درنهایت تبدیل به موجودی‌های مالی سازمان می‌شوند. یکپارچگی نرم افزار حسابداری به سازمان کمک می‌کند، اطلاعات به شیوه‌ای منسجم ثبت شوند؛ در نتیجه، دوباره‌کاری پیش نمی‌آید و تجمیع اطلاعات به‌شکلی سازمان‌یافته‌تر دردسترس خواهد بود.
- به‌روز بودن؛
سازگاری با تغییرات قانونی و استانداردهای حسابداری از بایدهای نرم افزار حسابداری و مالی است. قوانین مالیاتی و استانداردهای حسابداری اگر تغییر کنند، شرکت تولیدکننده نرم افزار باید به‌قدری توانایی داشته باشد که به‌سرعت تغییرات را در نرم افزار ایجاد کند و حسابدار دغدغه‌ای بابت تغییرات قوانین و مقررات نداشته باشد. حضور تیمی مجرب و متخصص در حوزه‌ی برنامه‌نویسی نرم افزار، حسابداری و مدیریت مالی می‌تواند این دل‌گرمی و اطمینان را به کاربران نرم افزار (حسابدار) بدهد.
- سازگاری با کسبوکار؛
هر کسبوکار با توجه به حوزه‌ی فعالیت در بخش‌های مختلف، از جمله بازرگانی، خدماتی و… نیازمند راه‌حل ویژه‌ی آن کسبوکار است؛ نرم افزارهای حسابداری نیز از این قاعده مستثنا نیستند. به عنوان مثال، یک شرکت فعال در حوزه‌ی پیمانکاری نیازمند نرم افزاری است که بتواند موضوعات جاری این حوزه مانند پروژه‌ها و قراردادها را به‌لحاظ مالی مدیریت کند.
- گسترش‌پذیری؛
اصولا کسب‌وکارها با هدف رشد و توسعه فعالیت میکنند. رشد در یک سازمان می‌تواند افزایش تعداد پرسنل، افزایش گردش مالی یا میزان فروش باشد. ممکن است سازمانی که چهار نفر پرسنل دارد صرفا با یک سیستم حسابداری بتواند فعالیت‌های مالی خود را مدیریت کند. در آینده که تراکنش‌های مالی رشد می‌یابد، سازمان باید سیستم دریافت و پرداخت اضافه کند، شاید هم تعداد پرسنل در عرض چند سال افزایش یابد و نیازمند به سیستم حقوق و دستمزد باشد. این نمونه‌ها نشان‌دهنده‌ی رشد کسبوکار و افزایش نیازمندی به ویژگی‌های بسته‌ی نرم افزاری است. اگر نرم افزاری انتخاب شود که صرفا پاسخگوی وضعیت فعلی کسبوکار باشد، در آینده‌ی نزدیک این نرم افزار به‌دلیل ناسازگاری با رشد کسب و کار، کنار گذاشته می‌شود. در چنین وضعیتی، هزینه‌‌ی درخورتوجهی بابت خرید و آموزش نرم افزار جدید باید تخصیص یابد. پس باید تولیدکننده‌‌ی نرم افزاری را انتخاب کرد که با سبد محصولی مناسب، پاسخگوی سازمان شما در گذر زمان باشد و حسابداران با گسترش کسبوکار نگرانی تغییر نرم افزار نداشته باشند.
- تضمین امنیت اطلاعات مالی؛
از مهمترین اطلاعات موجود در یک سازمان، اطلاعات بخش مالی است، عدم ثبت اطلاعات مالی یا سوء استفاده از این اطلاعات(مثل سرقت) می‌تواند آسیب‌های جدی به سازمان وارد کند. حساسیت نسبت به امنیت اطلاعات از موارد قابل توجه در تهیه‌ی نرم افزار است؛ در این مسیر، تعداد مشتریان ارائه‌دهنده نرم افزار، رضایت‌مندی مشتریان و اعتبار آن شرکت در بازار می‌تواند از امنیت اطلاعات مالی، به حسابداران اطمینان دهد.
- پشتیبانی فنی و خدمات پس از فروش با کیفیت؛
پشتیبانی و خدمات پس از فروشی که حسابداران بتوانند به آن تکیه کنند، از ارزشمندترین اهداف شرکت‌های نرم افزاری است. بسیاری از تولیدکنندگان نرم افزار، خدمات پس از فروش را فقط نصب نرم افزار برای مشتری می‌دانند، اما واقعیت فراتر از این موضوع است؛ شرکتی که نرم افزار حسابداری ارائه می‌دهد باید خیال حسابداران را بابت پاسخ‌گویی به مسائلشان راحت کند، خریداران نرم‌افزار باید اطمینان داشته باشند که متناسب با نیازشان هر لحظه که بخواهند می‌توانند مسائلشان را برطرف کنند و کارشناسان پشتیبانی آن نرم افزار، باید پاسخ‌گویی و رفع مسائل مشتری را مهمترین مسوولیت‌شان بدانند. خدمات پس از فروش و پشتیبانی با کیفیت، نیازمند زیرساختی قوی است تا سازمان بتواند به‌شکلی موثر درخواست و مسائل مشتری را مدیریت کند. وجود خدمات متعددی مانند پاسخ‌گویی تلفنی، پاسخ‌گویی آنلاین، تلفن پاسخگوی گویا، مراجعه‌ی حضوری، ابزار مناسب آموزشی و… همگی از خدماتی هستند که با کیفیت مناسب توسط سازمان ارائه کننده نرم افزار می‌بایست ارائه شوند.
- سادگی و کاربرپسند بودن؛
از بزرگ‌ترین عوامل موفقیت تولیدکننده‌ای مانند مایکروسافت، ارائه نرم افزاری کاربرپسند و ساده است. افراد به‌راحتی با نرم افزارهایی هم‌چون Word یا Powerpoint کار میکنند و به‌مرور زمان، یاد می‌گیرند که چگونه می‌توانند از قابلیت‌های چنین نرم افزارهایی استفاده کنند. نرم افزارهای حسابداری و مالی هم از چنین قوائدی مستثنا نیستند. حسابدار باید بتواند به‌راحتی بر نرم افزار مسلط شود و به‌سرعت بتواند کار با آن را شروع کند. سادگی و در عین حال کاربردی بودن نرم افزار، ویژگی کم‌یابی است که اگر حسابداران و مدیران مالی به آن دست یابند بهره‌وری کاریشان افزایش و تنش‌های کاریشان کاهش می‌یابد.
- قیمت متناسب با امکاناتی که دریافت می‌کنید؛
در نظر داشته باشید قیمت محصولی که می‌خرید صرفا بابت نرم افزاری که تهیه می‌کنید نیست. تمامی موارد ذکر شده در هزینه‌های آتی سازمان شما تاثیرگذار هستند. نرم افزاری که قابلیت گزارش‌دهی ندارد، قدرت تحلیل به حسابدار و مدیر مالی شما نمی‌دهد، یادگیری و تسلط یافتن بر آن دشوار است، قابلیت گسترش مطابق با رشد سازمان شما را ندارد، کیفیت پشتیبانی فنی آن پایین است و… به‌طور جدی به کسبوکار شما آسیب می‌زند و هزینه‌های جبران‌ناپذیری بر سازمان شما وارد می‌کند.
برگرفته از وب سایت شرکت طرح اندیشان پویا با 18 سال سابقه درخشان در صنعت نرم افزارهای مالی ایران به آدرس اینترنتی پویا سافت https://puyasoft.com/
به نکات زیر توجه کنید